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Affidarsi a una software house: quando farlo e come evitare problemi

Quando un’azienda decide di voler inserire un nuovo software al suo interno, è solo all’inizio di un viaggio che può prendere diverse direzioni. Questo articolo è tratto dall’intervento video di Francesco Desiderio, CEO di Dieffetech.

 

Le aziende devono innovarsi. E questo momento storico lo richiede ancora di più. La tecnologia e il digitale sono dalla parte delle società per rendere questa innovazione possibile. L’introduzione di un nuovo software in azienda può essere la mossa vincente che aiuterà a proiettarla nel futuro dell’impresa 4.0.

Purtroppo scelte poco attente hanno portato alcune aziende ad avere esperienze poco felici con le software house a cui si sono rivolte. Prezzi più alti del dichiarato, abbandono del progetto nel bel mezzo dell’esecuzione, vincoli troppo stringenti o addirittura il mancato raggiungimento dello scopo iniziale, sono tra le principali cause della poca fiducia che alcune imprese ripongono nelle software house.

Vediamo ora quali sono le diverse opzioni per introdurre un nuovo programma in azienda e gli elementi a cui prestare attenzione se decidi di affidarti a una software house.

 

Acquisto di un prodotto o sviluppo software ad hoc?

 

Dieffetech, anche andando contro al proprio interesse, consiglia sempre alle aziende di ricercare una o più soluzioni già presenti sul mercato, che potrebbero soddisfare la loro esigenza. Una volta individuate, dovranno poi verificare che il prodotto scelto faccia esattamente quello di cui si ha bisogno.

Resta chiaro che, nel momento in cui si acquista un prodotto già pronto, potrebbe essere necessario adattarsi ad esso, il che non deve essere per forza uno svantaggio. Scegliere un prodotto dallo scaffale virtuale dà inoltre la consapevolezza della spesa che si dovrà effettuare, nelle varie modalità che ciascun produttore rende disponibili (una tantum, canone mensile o annuale, ecc.).

Tra gli altri vantaggi dell’acquistare un software già esistente troviamo:

  • Velocità del go live, in quanto il prodotto è già pronto;
  • Certezza del prodotto e delle sue funzionalità, specie se usato da molte altre aziende;
  • Basso rischio: visto, piaciuto e fa quello che serve a me.
  • Possibilità di installare plugin ed estensioni.

 

Bello, ma provalo!

 

Quando il commerciale ti mostra il suo software, sembra sempre bellissimo, perfettamente funzionante e funzionale. Poi una volta ultimato l’acquisto, ti rendi conto che forse non fa esattamente quello di cui hai bisogno. Il suggerimento quindi è quello di richiedere sempre un periodo di prova, per capire se stai per acquistare la soluzione migliore per te.

Allo stesso modo ci si potrebbe rendere conto che una soluzione già pronta, che faccia esattamente quello di cui si ha bisogno, semplicemente non c’è. Rimane poi difficile poter personalizzare grandemente un prodotto preconfezionato. Alcuni produttori permettono minime personalizzazioni, ma poco altro.

Un altro grosso “contro” dell’acquisto di un software già pronto è la stretta dipendenza dall’azienda proprietaria del prodotto.

Nel momento in cui hai un prodotto di terze parti e hai necessità di lasciarlo, assicurati di poter esportare facilmente i dati. I danni, se ciò non fosse possibile, possono essere ingenti, in termini di tempo e denaro.

 

Il software su misura

 

Spesso è complesso capire i vantaggi di un prodotto sviluppato ad hoc. Molto semplicemente, il software fa esattamente quello che ti serve. Né più né meno. Si tratta di un prodotto e un progetto unico. Un vestito su misura, personalizzabile al 100%. Difficilmente si sente dire di un progetto del genere che “non si può fare”.

Integrazione e scalabilità sono il punto principale di un software sviluppato ad hoc. Non è una caratteristica ignota ai prodotti già pronti, ma un software realizzato su misura si costruisce in modo perfettamente integrabile con i sistemi preesistenti in azienda.

Sviluppare un software ad hoc richiede chiaramente più tempo, secondo la grandezza del progetto, ma una software house seria è in grado di fare un’accurata previsione di quelli che saranno i tempi di realizzazione. Abbiamo avuto clienti che prima di rivolgersi a noi hanno vissuto vere e proprie odissee con altre software house.

Anche il costo è chiaramente differente. L’analisi, la progettazione e lo sviluppo del prodotto su misura richiedono un effort diverso dall’installazione di un software già esistente.

Esistono poi due vie per realizzare il proprio progetto ad hoc.

 

Software house o software in house?

 

Questo è il dilemma. Demandare a una società esterna, o internalizzare la produzione, assumendo personale specializzato?

Gli elementi a favore dello sviluppo in casa sono diversi. Innanzitutto il know-how rimane all’interno e se hai un’idea innovativa quella è solo e soltanto della tua azienda. Il controllo è immediato, se hai bisogno la persona di riferimento la trovi all’interno dell’azienda. Hai poi un team dedicato solo al tuo progetto e al tuo prodotto, mentre magari una software house lavora su più progetti in contemporanea. Hai infine una totale autonomia.

I contro però sono notevoli e le aziende forse non se ne rendono conto.

I costi sono importanti, portarsi in azienda programmatori come dipendenti non è banale (stipendi, contributi, imposte, costi di gestione, elaborazione buste paga, gestione ferie e malattia, costo del personale tassato ai fini IRAP, ecc.) e bisogna poi garantire continuità per non rischiare di pagare delle persone e non sapere cosa far loro fare.

Per un programmatore avere un team con cui confrontarsi è assolutamente necessario. Pensare quindi di avere una sola persona dedicata al progetto potrebbe non essere la strategia migliore. Inoltre farlo lavorare su un solo progetto, sempre uguale lo porterà facilmente a perdere l’entusiasmo.

Sei sicuro di avere le competenze necessarie per capire e verificare come i programmatori svilupperanno la tua soluzione? Il rischio è quello di buttare via tempo e denaro. Anche in caso di turnover, quanto può essere facile sostituire determinate skills? C’è da tenere conto che vi è una notevole carenza di programmatori nel nostro paese, ancora peggio se si tratta di programmatori locali con determinate competenze.

 

Software house: fa per me?

 

Come tutte le opzioni, anche lo sviluppo in outsourcing ha i suoi pro e contro.

Sicuramente rivolgerti a una società specializzata in sviluppo e programmazione ti darà la possibilità di attingere a molte più persone e quindi a competenze variegate. Avrai quindi maggiore scelta tra diverse aziende che hanno le competenze per avviare e seguire il tuo progetto. I costi rispetto al personale interno sono inferiori, tenendo in considerazione tutti i costi più o meno nascosti che devi sostenere per mantenere un team interno. Tutto questo implica meno responsabilità per l’azienda, oltre a tempi più rapidi per la scelta e una maggiore flessibilità.

Di contro ci potrebbero essere dei rischi in termini di sicurezza e riservatezza, poiché alcuni dati devono essere comunicati o condivisi tramite canali online. Purtroppo poi esistono società che dichiarano di avere competenze che non possiedono realmente, solo per attirare nuovi clienti, che poi non riusciranno a soddisfare.

Inoltre, e questo punto non viene solitamente considerato quanto si dovrebbe, esiste la possibilità che si creino dipendenze verso la software house. Questo avviene quando non sei in grado di mantenere in autonomia il codice consegnato.

 

Cosa verificare per evitare rischi con una software house

 

Nel momento in cui scegli di far sviluppare un sistema ad hoc, ci sono alcuni accorgimenti che possono essere utili per evitare di perdere tempo e denaro. Alcuni sono validi sia per il lavoro in house sia per quello in outsourcing.

Verifica la metodologia di lavoro. Il programmatore non deve iniziare a scrivere una riga di codice senza aver effettuato prima un’attenta analisi delle tue esigenze. Altrimenti il risultato ottenuto sarà sempre approssimativo. Cerca di comprendere come la software house è organizzata in termini di sviluppo. Quante persone saranno coinvolte? Chi fa cosa? C’è un project manager? Chi seguirà il mio progetto? Queste sono alcune delle domande che puoi porre.

Stai pagando un’azienda che realizzi per te un software: non sta a te effettuare i test! La tua azienda deve solamente effettuare la validazione finale. Purtroppo questo non è ovvio come sembra; spesso viene demandato il test al cliente. Invece è importante che sia eseguito da chi ha realizzato il prodotto, perché possa correggere eventuali difetti velocemente.

Particolare attenzione va posta alla proprietà dei codici sorgente, se si opta per lo sviluppo tramite una software house. Dieffetech come prassi offre i sorgenti gratuitamente con lo sviluppo della soluzione richiesta. Ma ogni software house ha politiche differenti in merito. L’importante è che come cliente tu richieda da subito che ti vengano consegnati. Non accettare un rifiuto, te ne potresti pentire in futuro! Se arriva un momento in cui il rapporto con il fornitore si interrompe e la tua azienda non possiede i codici del software realizzato, potrebbero insorgere notevoli problemi. Cosa potrai fare a quel punto? Meglio prevenire tutto ciò.

 

Tecnologie accessibili

 

Quando chiedi alla software house un preventivo, assicurati di sapere con quali tecnologie hanno intenzione di sviluppare il prodotto.

I linguaggi sono diversi, alcuni più di nicchia. Trovare delle società che utilizzano determinate tecnologie è senz’altro più semplice ed è meglio fare una piccola ricerca. Se si decide di far sviluppare il programma in un linguaggio particolare, per cui poi è complicato trovare altre società o altri programmatori che lo conoscono, potresti in futuro trovarti in difficoltà.

Quando ti affidi a una software house devi anche capire se questa sa proporre delle alternative alla tua idea iniziale di progetto. Non deve essere una mera acquisizione di informazioni per passare immediatamente alla produzione, ma serve una vera comprensione dell’esigenza che possa portare alla proposta di suggerimenti fino a trovare la migliore soluzione possibile.

Per quanto riguarda il supporto e la manutenzione, spesso i clienti non ne capiscono l’importanza. Dieffetech propone il supporto come opzionale, ma è sempre fortemente consigliato. In caso di problemi, o necessità di piccole modifiche, avrai qualcuno con cui interfacciarti per avere risposte in tempi rapidi. È importante quindi capire come la software house gestisce il supporto. La manutenzione poi non sempre è garantita. Potresti chiedere alla software house se ha un sistema di alert che mantenga le soluzioni sempre attive.

 

Software per passione

 

Per avere ulteriori vantaggi sul lungo termine, puoi cercare di capire se chi hai davanti vuole solo portare a casa un ennesimo cliente oppure ha realmente entusiasmo per quello che gli stai proponendo. Se parli con un commerciale, chiedi di poter consultare anche un tecnico. Cerca di capire se il lavoro viene svolto davvero con passione. Sembra poco rilevante, ma questo fattore farà la differenza nel successo del prodotto che ti presenterà e nell’aiuto che la software house ti potrà dare in futuro per l’innovazione della tua impresa.

Infine potrebbe essere interessante confrontarsi con clienti esistenti della software house; fatti quindi dare delle referenze da contattare, se non ti vengono proposte spontaneamente.

Per concludere, il consiglio più importante che vogliamo darti, e che rispecchia appieno la visione di Dieffetech, è il seguente: non cercare un fornitore, cerca un partner per il lungo termine.

 

Ti sono piaciuti questi suggerimenti? Scarica il pdf riepilogativo. Oppure guarda il video.

 

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