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Digitalizzare i processi aziendali per creare maggior valore

Si può sempre migliorare. Qualunque sia il tipo di attività svolta, esisteranno delle operazioni che da manuali, ripetitive e passibili di errore, possono essere automatizzate per ottimizzare l’intero processo. Solo così le proprie risorse potranno concentrarsi su cosa porta vero valore.

 

Che tu sia un artigiano, un piccolo o grande imprenditore se vuoi avere un processo produttivo efficiente ed efficace devi seguire alcuni aspetti fondamentali:

 

Individuazione e gestione delle priorità

In ogni attività si devono sempre visualizzare le priorità di cui occuparsi in primis, in modo che, i compiti di importanza strategica vengano svolti e completati. Senza essi l’impresa nemmeno esisterebbe.

 

Organizzazione del lavoro

Bisogna avere un metodo studiato ed efficiente per portare avanti un’attività, sono davvero migliaia i processi da organizzare e tutti devono essere pianificati in modo esaustivo. Se non si ha un’organizzazione ben fatta si faticherà non poco a portare avanti un’impresa.

 

Gestione del tempo e delle risorse

Si deve scegliere in modo oculato come spendere il proprio tempo, un bene preziosissimo per chi gestisce un’attività. Non ci si può permettere di sprecare tempo inutilmente dietro a processi che possono essere svolti più rapidamente, si deve cercare il modo più efficace per dedicare il giusto tempo ad ogni mansione.

 

Rispetto delle scadenze

Se vogliamo che l’attività risulti efficiente e soprattutto affidabile ai terzi, bisogna rispettare le scadenze date. Ciò permetterà di megliorare la reputazione, ampliare la clientela e aumentare le entrate.

 

 

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Da sistemi tradizionali alla digitalizzazione

Per lo svolgimento di questi compiti e non solo, puoi affidarti ai metodi più diversi e disparati. Dall’utilizzo di appunti, post-it, lavagne o ancora più semplicemente un calendario su cui cerchiare le date importanti. Potresti utilizzare qualcosa di più moderno come programmi di organizzazione basilari ma non efficienti. Ovviamente se confidi in questi metodi per quanto possano esserti familiari e affini, almeno che tu non debba gestire un numero davvero piccolo di ordini e organizzare poche cose, farai davvero fatica e incontrerai diverse difficoltà nel portare avanti in modo chiaro ed efficiente la tua attività.

Puoi quindi utilizzare sistemi tradizionali, che però non ti consentono di gestire al meglio e in tutti i suoi aspetti la tua attività. Sono metodi lenti e influenzati da un grosso margine di errore umano. L’operatore incaricato dell’organizzazione, si ritrova a svolgere una mansione ripetitiva e densa di parole, tabelle, grafici. In tutta questa moltitudine anche per svolgere semplici compiti dopo un lungo periodo l’operatore si “perde” e commette errori, che ad una prima visone sembrano piccoli errori, ma risulteranno di grande conto quando si scontreranno nella realtà aziendale, facendo perdere profitto.

 

Processi che puoi digitalizzare

Prendiamo come esempio il cambio di un codice prodotto utilizzato assiduamente su molti modelli in vendita. Se il nostro operatore dovrà cambiare il codice manualmente o comunque con metodi poco efficaci, incapperà in un errore, non volutamente ma lo farà. Perché, come dimostrato, la ripetitività dei compiti porta ad errori di distrazione dovuti alla stanchezza o alla sufficienza nello svolgimento. Potrebbe in alcuni casi non cambiare il codice, cambiarlo ma sbagliare un numero o una lettera. Questi errori poi si vedranno quando ci sarà da ordinare, spedire o modificare il prodotto che non essendo quello corretto ti farà perdere tempo e guadagni.

Un ulteriore esempio potrebbe essere la ricorrenza delle date di scadenza, se non abbiamo un giusto metodo di tenuta per le scadenza, potrebbe capitare molto spesso che alcune di esse passino inosservate e verranno concluse fuori tempo o addirittura smarrite senza più ricordarsi di doverle coprire. In tutte e due i casi ben sappiamo quali siano le conseguenze.

 

 

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Si potrebbero catalogare un’infinità di errori causati da un modo non corretto di gestione dell’organizzazione, ma cosa possiamo fare per non incorrerci?

Una soluzione c’è ed è quella di digitalizzare e automatizzare il tuo sistema organizzativo senza più basarti su metodi obsoleti o software basilari che non compiono in modo completo ed efficiente ciò che ti serve. Puoi affidarti a programmi pensati, progettati e sviluppati appositamente per questo, per organizzare nel miglior modo possibile la tua attività.

 

I vantaggi di digitalizzare i processi

Si potrebbe rimanere un attimo allarmati a dover predisporre un nuovo programma nelle file aziendali, dovendo far prendere dimestichezza agli operatori e cambiando totalmente il metodo di organizzazione (ne abbiamo parlato qui). Ma questo è uno scoglio davvero superfluo da superare se si pensa al guadagno ricavabile dal suo utilizzo. Un programma costruito su misura prima di tutto è di facile utilizzo e pensato per essere intuitivo e veloce. In secondo luogo i benefici della digitalizzazione e automatizzazione sono davvero molti a confronto dei sistemi tradizionali.

Vediamo alcune ragioni che rendono un sistema digitalizzato davvero valido:

 

Riduzione costi

È intuitivo come un programma abbatta i costi e i tempi. Le risorse precedentemente utilizzate nella ricerca e catalogazione fatta in modo manuale o elementare, potranno essere utilizzate per altro, ad esempio per la ricerca e sviluppo di nuove idee o tecnologie all’interno dell’azienda.

 

Miglioramento delle performance aziendali

Se predisponi di una visione chiara e corretta di tutta la tua attività, sarà facile e veloce individuare e migliorare i punti critici dei processi, ma sarà anche veloce individuare processi che magari ritieni di poco conto che in realtà portano profitto ed efficienza alla tua attività. In questo modo potrai sia migliorare o modificare i processi che hanno una resa scadente sia valorizzare i processi che portano maggiore profitto. Un programma ad hoc può essere in grado di fornirti resoconti, tabelle, grafici in modo che tu possa visualizzare in modo semplice ed efficace l’andamento delle tue attività.

 

Abbattimento dell’errore umano

Il compito che prima veniva svolto manualmente ora verrà svolto automaticamente dal software. L’operatore non dovrà più perdersi tra una miriade di incartamenti e documenti tenuti in modo disordinato e labirintico, che lo portano ad errori di distrazione e stanchezza. Ma tramite l’inserimento di parole chiave ed essenziali il compito verrà svolto in automatico.

 

Consolidazione dei controlli interni

Con queste programmazioni, i processi sono sempre sotto controllo ed in ogni momento si potranno visualizzare eventuali falle momentanee che portano a rallentamenti ed inefficienza dell’operato.

 

Trasparenza e sicurezza

Tutte le attività possono essere tracciate e per ogni movimento effettuato si potrà risalire alla fonte consentendo di individuare un singolo responsabile che ha apportato una modifica scorretta o in parte errata.

 

Possibilità di gestione di grandi volumi di attività

Sistemi digitali sono veloci ed efficienti, ciò permette una gestione più ampia delle informazioni. In questo modo ogni singolo operatore potrà gestire la sua personale attività e ciò non interferirà e non intralcerà l’attività dei colleghi. Un software può consentire fluidità e sicurezza ad ogni singolo operatore.

 

Prassi più efficiente per ogni processo

Avendo sotto controllo ogni singola attività, l’automatizzazione assicura la normalizzazione dei processi e il rispetto degli standard qualitativi prefissati.

 

 

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Qualche definizione

Dopo aver visto alcun dei punti di forza del digitalizzare i processi aziendali che possono essere ottimizzati, andiamo a spiegare concretamente cosa significa digitalizzare e automatizzare la tua attività.

IT: Acronimo inglese di Information Technology, tecnologia dell’informazione. Con questo termine si intende l’insieme delle tecnologie e dei metodi che vengono adoperati per l’archiviazione, la trasmissione e l’elaborazione di dati e informazioni attraverso l’uso di reti (reti aziendali, internet ecc.), elaboratori (PC, server ecc.) e attrezzature di telecomunicazione (router, smartphone, tablet ecc.).

Digitalizzare: Il significato letterale della parola, in elettronica e informatica è: l’operazione che traduce in forma digitale un segnale analogico. Per fare questo si prendono come punto di riferimento della nostra organizzazione i PC, gli smartphone, i tablet ecc. Questi strumenti danno velocità, precisione e tutte le informazioni a portata di mano. Se inizi ad utilizzare i software pensati appositamente per la tua attività da Dieffetech avrai tutto ciò di cui hai bisogno perfettamente ed ordinatamente organizzato e gestibile sia dai tuoi PC aziendali, sia dagli smartphone con applicazioni opportunamente ottimizzate.

Automatizzare: Ricorriamo ancora una volta all’uso letterale della parola che è semplicemente: rendere automatico, quindi rendere automatico qualcosa di estremamente lungo e magari complesso, facendo sì che svolga da sé quel determinato compito. La mansione ripetitiva che prima risultava lunga e stancante, verrà completata dal sistema attraverso pochi parametri immessi e istantaneamente potremmo visionarla correttamente.

 

 

Digitalizzare per portare vero valore

Riprendiamo gli esempi fatti sopra, in che modo un software ci aiuta nel cambio codice prodotto?

Se vogliamo cambiare un codice con uno nuovo, il software automaticamente andrà a sostituire il codice obsoleto in pochissimo tempo e senza alcun errore. Anche se volessimo cambiare il codice solo per determinati prodotti, la cosa non cambierebbe. Supponiamo di voler sostituire il codice prodotto solo nei modelli dal 2010 al 2020, basterà dare al software questa restrizione e automaticamente cambierà il codice solo in quei determinati modelli. Il tutto con pochi e semplici clic.
Per quanto riguarda le date di scadenza, una volte inserite, verranno notificate direttamente prima della scadenza (con preavviso da te scelto) in modo che sia impossibile dimenticarsi di esse.

Si potrebbero citare altre decine e decine di utilizzi che la programmazione di software su misura offre.

Un ulteriore punto che rende l’automatizzazione davvero efficiente è che ogni software sarà sviluppato sulle tue esigenze e richieste. In questo modo si otterrà un sistema perfetto per la gestione della tua attività. Ogni programma potrà poi essere successivamente migliorato e modificato, se le tue esigenze cambiano, svilupperemo un aggiornamento apposito per le tue nuove necessità.

In combinazione al software adatto a te, potrai anche farti sviluppare siti Web, App Mobile, E-commerce, reti Intranet. Per avere un’ottimizzazione a tutto tondo della tua impresa. Ciò ti garantirà una miglior gestione interna e ti darà professionalità esternamente.

 

 

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