Smart Working o Telelavoro? Guida al lavoro da casa: come organizzarsi e quali tool utilizzare

Nei tempi di emergenza che stiamo vivendo a causa del Coronavirus, le aziende stando compiendo grandi sforzi per stimolare il lavoro da casa, in modo da seguire le direttive governative in merito.

Sono sempre di più i lavoratori che svolgono la propria giornata lavorativa fuori dalle mura dell’ufficio, per portare avanti i progetti e raggiungere gli obiettivi aziendali.
I dati registrati dall’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano, affermano che il 58% delle grandi imprese abbia scelto questo metodo per continuare a mantenere attivi i progetti aziendali.

Questa guida contiene consigli utili per tutti coloro che stanno lavorando da casa, rispondendo alle domande più comuni sull’argomento.

Come organizzare il proprio spazio di lavoro?

Lavorare da casa, specialmente se non si ha l’abitudine di farlo, ha sicuramente dei vantaggi relativi alla vicinanza alla famiglia, ma comporta anche la possibilità di ricadere in momenti svantaggiosi. Le distrazioni che vi sono all’interno dell’ufficio sono infatti minime rispetto a quelle che vi possono essere a casa, a causa di una chiamata imprevista o di bisogni impellenti da parte dei bambini, presenti per via delle scuole chiuse.

Diventa quindi fondamentale organizzare i propri spazi ed i propri tempi in modo scrupoloso, per non vivere situazioni stressanti e per svolgere i propri compiti al meglio.

Crea il tuo ufficio in casa

Uno dei consigli per limitare le distrazioni è quello relativo alla costituzione e all’organizzazione del luogo di lavoro. In ufficio si aveva a disposizione una stanza in condivisione, a casa magari si condivide la postazione dedicata al PC. Una scrivania dedicata solo alle attività lavorative, a carattere totalmente personale e priva di accessori inutili, può essere un buon inizio. Ancora meglio se è posizionata in una stanza dove puoi chiudere la porta e isolarti qualora dovesse servire. Importante è anche avere una sedia ergonomica, posta alla giusta altezza rispetto alla scrivania, in modo che la schiena non soffra della posizione obbligata durante le ore lavorative.

La scelta del computer diventa proporzionale al tipo di lavoro che si deve svolgere: in commercio esistono infatti laptop, tablet o computer fissi.

Se il lavoro da svolgere è di tipo organizzativo e decisionale, un laptop, possibilmente facente parte degli ultra-leggeri, può essere una buona soluzione perché vi si possono caricare programmi di piccole o medie dimensioni e permettono la risoluzione della maggior parte dei compiti lavorativi. Anche un tablet può essere una buona idea, specie se normalmente si viaggia spesso e lo si utilizza con frequenza, a patto che le dimensioni dello schermo e la qualità video sia congrue a trascorrere più ore di quanto era stato previsto. Se invece il lavoro da svolgere è di tipo creativo, né la prima, né la seconda soluzione possono risultare idonee, poiché non supporterebbero la pesantezza dei programmi e non avrebbero le qualità di scheda audio e video compatibili con il lavoro in questione.

Altrettanto importanti e fondamentali per assicurarsi performance non calanti, sono un paio di cuffie anti-rumore, che permettano al lavoratore di isolarsi dall’ambiente circostante durante progetti particolarmente impegnativi o per affrontare una riunione in videoconferenza. Servono poi un caricabatterie portatile che consenta di ricaricare smartphone e PC nel caso in cui si decida di cambiare stanza; ed una buona connessione internet in fibra pura (FTTH) o in fibra mista rame (FTTC), così da poter avere una continuità di efficienza.

Quali cambiamenti comporta il lavoro da casa?

Abbiamo descritto come possa risultare difficile, con una cattiva organizzazione, mantenere un livello ottimale di efficienza in caso di lavoro da casa, pertanto la presenza di strumenti adeguati risulta fondamentale.

Ciò che però deve modificarsi, oltre all’aspetto dell’ufficio casalingo, è anche l’atteggiamento di chi vi lavora. Coloro che fino a qualche settimana fa affrontavano le proprie giornate lavorative all’interno di un ufficio, erano abituati ad avere degli orari prestabiliti, al termine dei quali ci si poteva ritirare fra le mura domestiche.

Oggi, invece, l’atteggiamento nei confronti del lavoro non si deve concentrare sulla conta delle ore eseguite, ma deve virare sul raggiungimento degli obiettivi posti dalle aziende di riferimento e quindi sulla qualità del lavoro stesso.

Questo cambio di mentalità, di atteggiamento, nei confronti del lavoro stesso, dev’essere in qualche modo supportato da una forte volontà e comprensione della situazione.
A vantaggio dello smart working, vi sono studi che attestano come vi siano incrementi nelle produzioni lavorative mediante questa nuova tipologia di svolgimento.

Diventa importante quindi porsi degli obiettivi settimanali e giornalieri, che siano realistici e raggiungibili, oltre che misurabili.

Organizza il tuo tempo

Uno dei trucchi che moltiplicano l’efficienza lavorativa è la scansione del tempo.

Alcuni professionisti che utilizzano lo smart working da tempo dividono la giornata lavorativa in tempi che non superano la mezz’ora. 25 minuti di attività e 5 minuti di pausa, all’interno della quale si possono controllare le ultime notizie, prendere una boccata d’aria o giocare col proprio smartphone.
In queste circostanze vale dunque la regola generale che la pausa che si prende rispetto alle attività da svolgere sia funzionale ad una maggiore applicazione e concentrazione successiva. Questa può essere gestita in autonomia, in relazione alla quantità di lavoro che si deve svolgere.

Quali tool utilizzare per facilitare lo smart working?

Sono moltissime le applicazioni e i tool in generale che aiutano lo svolgimento del lavoro da casa: sia che utilizzi un supporto Android o iOS, il loro download è pratico e sicuramente utile.

Tool per la gestione del tempo

Abbiamo descritto come sia importante la gestione del tempo durante lo svolgimento dell’attività lavorativa da casa e, per non incorrere in distrazioni inutili, sono diversi i tool che permettono una corretta scansione della attività da svolgere. Toggl, ad esempio, è un’app che permette di memorizzare all’interno di un registro i tempi dedicati ad ogni singola attività e di archiviarli, così da comprendere a fine giornata quanto tempo si è impiegato per ogni progetto svolto.

Tool per la calendarizzazione delle attività

Vi sono anche, molti tool che si occupano della calendarizzazione delle attività. Programmando con anticipo le riunioni in videoconferenza, i webinar e la realizzazione di progetti, consentono a chi lavora da casa di combinare in modo adeguato le tempistiche di svolgimento.
Sul web, reperibili per Android e IOS, vi sono da segnalare Any.Do e Google Keep.

Tool per la comunicazione e l’organizzazione del team work

Ricercati in ogni dove, su tutte le piattaforme ed i motori di ricerca, sono i nuovi mezzi di comunicazione da casa. Skype è uno dei mezzi più utilizzati dal punto di vista lavorativo, perché permette di chiamare, di videochiamare e di chattare con una o più persone contemporaneamente.

La comunicazione è importante, perché permette la ripartizione dei compiti e l’affiatamento del team lavorativo che, fino a qualche tempo fa, era abituato a vedersi e a lavorare insieme tutti i giorni.

Esistono altri tool che consentono di lavorare e comunicare in gruppo. Asana consente di assegnare i compiti ad ogni membro del team in questione e di vedere l’avanzamento dei procedimenti assegnati. Trello è un vero e proprio software gestionale che consente la creazione di vere e proprie schede tecniche di lavoro, così da avere una primaria comunicazione relativa ai compiti da svolgere. Multipartner VDR permette di lavorare agevolmente mediante lo scambio di dati a gruppi anche numerosi.

Per quanto concerne l’organizzazione e lo svolgimento di riunioni, è possibile usufruire anche di Cisco WebEx, GoToMeeting e Teleskill Videoconferenza Live, che assicurano una buona comunicazione fra tutti i partecipanti.

Qual è la differenza fra smart working e telelavoro?

Siamo diventati improvvisamente tutti smart? Forse si sta facendo un utilizzo improprio del termine smart working e si potrebbe affermare che quello che si sta svolgendo in questo periodo sia in realtà telelavoro. Nonostante i due termini siano collegati dal punto di vista tematico, vi sono delle differenze sostanziali nel descrivere gli obiettivi.

Lo smart working, definito anche “lavoro agile”, si riferisce allo svolgimento del proprio lavoro in maniera flessibile, direttamente da casa (o in tempi autorizzati, anche all’interno qualsiasi luogo con una connessione stabile), in alternativa all’ufficio. Il lavoro agile è fortemente legato al raggiungimento degli obiettivi piuttosto che a un determinato ammontare di ore di lavoro svolto.

Il telelavoro, che implica un contratto di collaborazione, è generalmente pensato per coloro che sin dall’inizio concordano lo svolgimento del lavoro da remoto e si riferisce appunto alla semplice remotizzazione della postazione lavorativa con il trasferimento delle stesse responsabilità del posto di lavoro a casa del dipendente.

Ma ciò non significa che le aziende, che sono state costrette a remotizzare determinate attività per cause di forza maggiore, non possano effettivamente esportare il modello di lavoro agile e flessibile per determinati ruoli. Non ci sono più scuse!

Rimandiamo a questa interessante intervista per tutti i dettagli.

Ulteriori consigli sul lavoro da casa

Questa è una fase storica complessa, dove anche la socialità viene messa alla prova dalla distanza forzata che si deve mantenere per salvaguardare la propria e l’altrui salute. Il lavoro da remoto è una soluzione valida per continuare ad operare attivamente e garantire l’efficienza dell’economia, ad oggi, in bilico.

La maggior parte delle aziende ha compreso come l’isolamento in casa sia necessario per non incorrere in ulteriori rischi e ha previsto una sede alternativa all’ufficio per completare i compiti assegnati.

Lo smart working è un modo pratico e valido per lavorare e continuare una routine che è stata modificata da eventi fuori dal controllo personale.

Per queste ragioni i consigli che sono stati descritti nei paragrafi precedenti, possono essere qui riassunti come segue:

• Arredare una postazione di lavoro confortevole  in casa;
• Utilizzare tutti gli strumenti più consoni che si possiedono;
• Fare una lista precisa con scadenza giornaliera o settimanale sulle attività da svolgere;
• Prendere delle pause per ottimizzare i risultati e non solo per perdere tempo;
• Comunicare con i membri del team lavorativo, nel caso si lavori in gruppo;
• Utilizzare i tool necessari per migliorare le proprie prestazioni;
• Concentrarsi sugli obiettivi da raggiungere e non sul ticchettio dell’orologio.

Il lavoro da casa, in questo modo, diventa pratico e abbordabile per tutte quelle figure che possono usufruirne.
La presenza di comodità che possano ottimizzare le prestazioni diventa fondamentale perché questo periodo sia vissuto con maggiore accuratezza ed efficienza.

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