Analisi e ottimizzazione dei processi aziendali
Meno passaggi, meno errori, meno lavoro manuale.
Prendiamo i processi che oggi vi costano più tempo, li analizziamo con chi li vive ogni giorno e li ridisegniamo, per rendere le attività quotidiane più semplici e veloci con le persone che avete già.
Cos'è
Cos'è l'ottimizzazione dei processi aziendali.
Ottimizzare un processo significa analizzare come si svolge davvero un'attività, per esempio la gestione degli ordini o delle approvazioni, e riprogettarla per eliminare attese, passaggi inutili, errori e lavoro manuale.
Da dove partire
Assessment o analisi dei processi?
Sono complementari: il primo dice dove intervenire, la seconda interviene.
Assessment aziendale
- Perimetro
- Tutta l'azienda, reparto per reparto
- Obiettivo
- Capire dove intervenire e con quali priorità
- Risultato
- Documento su oggi, domani e opportunità AI
Analisi e ottimizzazione processi
- Perimetro
- Uno o più processi specifici
- Obiettivo
- Ridisegnarli e renderli più efficienti
- Risultato
- Nuovo processo, piano di interventi e attuazione
Esempi
Alcuni processi che ottimizziamo più spesso.
Ordini e offerte
Dalla richiesta del cliente alla conferma d'ordine.
Acquisti e fornitori
Richieste, approvazioni, ordini e controllo delle consegne.
Commesse e progetti
Pianificazione, avanzamento, ore e marginalità.
Amministrazione e fatturazione
Documenti, riconciliazioni, solleciti e controlli.
Approvazioni e workflow
Richieste interne che oggi girano per email.
Assistenza e post-vendita
Ticket, interventi e comunicazioni con i clienti.
Sono solo esempi: analizziamo qualsiasi processo ripetitivo che coinvolge più persone o più strumenti, anche specifico del vostro settore.
Metodo
Come ottimizziamo un processo.
Dati e persone prima delle soluzioni: si misura il processo attuale per poter misurare il miglioramento.
- 01
SCEGLIAMO
Processo da migliorare e obiettivi misurabili.
- 02
MAPPIAMO
Com'è oggi, con chi lo vive ogni giorno.
- 03
MISURIAMO
Attese, duplicazioni, errori, rilavorazioni.
- 04
RIDISEGNIAMO
Meno passaggi e responsabilità chiare.
- 05
ATTUIAMO
Procedure, strumenti, automazioni, formazione.
AFFIANCHIAMO
Verifichiamo i risultati e aggiustiamo.
Le leve
Prima la soluzione più semplice.
Automatizzare un processo confuso significa solo sbagliare più in fretta. Per questo usiamo le leve in quest'ordine, e ci fermiamo appena il problema è risolto.
Organizzazione
Eliminare passaggi inutili, chiarire chi fa cosa, standardizzare.
Strumenti esistenti
Attivare e usare bene le funzioni del software che avete già.
Automazione
Integrazioni tra sistemi e workflow che eliminano il lavoro manuale.
Intelligenza Artificiale
Documenti, email e informazioni gestiti con l'AI, dove serve davvero.
Cosa ricevi
Un processo nuovo, non solo un documento.
- Mappa del processo attuale, con passaggi, strumenti e responsabilità.
- Analisi delle inefficienze: dove e perché si perde tempo.
- Processo ridisegnato, condiviso con chi dovrà usarlo.
- Piano di interventi con priorità e indicatori da seguire.
- Supporto all'attuazione: procedure, configurazioni, automazioni e formazione.
Domande frequenti
Ottimizzazione dei processi: le domande più comuni.
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Si possono rendere più veloci i processi senza aumentare il personale?
Sì. Molto tempo si perde in passaggi ripetuti, dati copiati a mano, attese e controlli doppi. Semplificando il processo, usando meglio gli strumenti che l'azienda ha già e automatizzando le attività ripetitive, anche con l'AI, le persone che ci sono già possono gestire più lavoro e dedicarsi alle attività di maggior valore.
Come si misura il miglioramento di un processo?
All'inizio fissiamo pochi indicatori concreti, come tempo per pratica, numero di passaggi, errori o rilavorazioni e tempi di risposta. Li rileviamo sul processo attuale e li confrontiamo dopo l'intervento.
Come può aiutare l'Intelligenza Artificiale nei processi?
L'AI è utile soprattutto dove il processo lavora su testi e documenti: lettura e classificazione di email e allegati, estrazione di dati da documenti, bozze di risposte, ricerca nelle informazioni aziendali. La valutiamo solo dopo aver semplificato il processo.
Quanto dura un progetto di ottimizzazione dei processi?
Dipende da quanti processi si analizzano e da quanto sono estesi. Si parte di solito da un processo prioritario, così da vedere presto i primi risultati; tempi e perimetro si definiscono nel primo incontro.
Servizi collegati
Dall'analisi alla soluzione.
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Raccontacelo: partiamo da lì.
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