Quanto costa l’AI in azienda: da circa 20 € al mese per uno strumento a 300 € per un’automazione. Cosa cambia, dove si sprecano soldi e come fare i conti.
«Quanto costa?» È quasi sempre la prima domanda che ci fanno quando si parla di intelligenza artificiale in azienda. È una domanda giusta. Ma spesso ne nasconde un’altra, meno comoda: quanto ti sta costando, oggi, non averla?
Partiamo dalla risposta, senza giri di parole. Tra i nostri clienti c’è chi spende circa 20 € al mese per uno strumento AI che usa ogni giorno e chi ne spende 300 € al mese per un’automazione che toglie al team un carico di lavoro ripetitivo pari a quello di due persone.
Sono cifre più basse di quanto molti immaginano. E infatti il problema, di solito, non è il prezzo dello strumento. È tutto quello che succede, o non succede, intorno.
Quanto costa l’AI in azienda: le due cifre da cui partire
L’AI in azienda non ha un prezzo unico, come non ce l’ha «il software». Dipende da cosa le chiedi di fare. Per orientarsi bastano i due estremi che vediamo nei nostri clienti: uno strumento che aiuta una persona e un’automazione che lavora su un processo.
| Strumento usato ogni giorno | Automazione dei processi | |
|---|---|---|
| Cosa fa | Aiuta una persona a scrivere, riassumere, cercare e analizzare documenti | Svolge da sola un lavoro ripetitivo: legge documenti, inserisce dati, risponde, smista |
| Chi lavora | La persona, con l’AI accanto | L’AI, con le persone che controllano i casi dubbi |
| Quanto spendono i nostri clienti | Circa 20 € al mese | 300 € al mese per togliere il lavoro ripetitivo di due persone |
| Cosa serve perché funzioni | Persone formate a usarlo e regole chiare sui dati | Un processo chiaro, il collegamento con gestionale, CRM o email, qualcuno che lo segua |
| Il rischio | Un abbonamento che dopo due settimane nessuno apre più | Automatizzare un processo disordinato e ottenere disordine più veloce |
20 € al mese: lo strumento che usi ogni giorno
Con circa 20 € al mese una persona lavora con uno strumento di AI generativa: gli esempi più noti sono ChatGPT, Claude, Gemini e Microsoft Copilot. I prezzi cambiano da uno strumento all’altro e nel tempo, ma l’ordine di grandezza è questo.
Cosa ci fai, in pratica:
- prepari la bozza di un’email, di un’offerta o di una procedura in pochi minuti;
- riassumi una riunione, un contratto o un documento di cinquanta pagine;
- trasformi appunti sparsi in una tabella, una presentazione o un piano di lavoro;
- fai domande ai tuoi documenti invece di cercarli a mano.
Ed ecco il punto scomodo: 20 € al mese sono pochi solo se lo strumento si usa. Senza formazione la storia è spesso la stessa. Qualche prova i primi giorni, risultati mediocri perché le richieste sono vaghe, la conclusione che «tanto sbaglia», e dopo un paio di settimane si torna a fare come prima. L’abbonamento resta, il beneficio no.
Per questo nei nostri corsi AI per aziende la mattina si lavora su mindset e teoria, il pomeriggio sui casi reali dei partecipanti, e dal giorno dopo ognuno ha lo strumento già configurato su una serie di attività. Dopo il corso c’è un supporto facoltativo in call, pensato proprio per chi è meno abituato alla tecnologia e rischia di lasciare lo strumento nel cassetto. Trovi i dettagli nelle pagine dei corsi su ChatGPT, Claude, Gemini e Copilot.
E la versione gratuita? Va bene per provare. Per lavorare con dati di clienti, contratti o documenti interni devi sapere dove finiscono quei dati e se vengono usati per addestrare i modelli. Ne parliamo nella pagina su AI e sicurezza dei dati aziendali.
300 € al mese: l’automazione che lavora al posto del team
Qui si cambia livello. Non è più una persona che usa l’AI: è l’AI che svolge un pezzo di processo, ogni giorno, senza che qualcuno debba ricordarsi di farlo. Qualche esempio:
- legge DDT, fatture e ordini e li confronta, segnalando solo quello che non torna;
- estrae i dati dai documenti e li inserisce nel gestionale o in un portale;
- risponde alle domande ricorrenti dei clienti partendo da documenti e policy aziendali;
- smista le richieste in arrivo e prepara le risposte da approvare.
Alcuni nostri clienti spendono 300 € al mese per togliere al team un carico di lavoro ripetitivo pari a quello di due persone. Leggi bene questa frase: non vuol dire due persone in meno. Vuol dire che le persone che hai già smettono di copiare dati e tornano al lavoro che richiede testa, relazioni e decisioni.
C’è però una condizione. Un’automazione non si compra già pronta come un abbonamento: va progettata sul tuo processo e collegata ai programmi che usi, che siano il gestionale, il CRM o la posta. Quanto lavoro serve dipende dal processo, dai sistemi coinvolti e da quanti casi particolari ci sono. Per questo, prima di partire, ti diamo un’idea chiara dei costi, così decidi con i numeri in mano. Trovi come lavoriamo nelle pagine su integrazioni e automazioni e sugli agenti AI per aziende.
Il costo che non vedi: quello che stai già pagando
Molte aziende pensano di non spendere nulla per l’AI perché non hanno ancora comprato niente. In realtà stanno già pagando. Solo che il conto arriva in un’altra forma.
Le ore di lavoro ripetitivo
Fai questo conto, con i numeri della tua azienda:
ore a settimana spese in attività ripetitive × persone che le fanno × settimane lavorate in un anno
Un esempio. Se una sola persona passa 4 ore a settimana a copiare dati dalle email al gestionale, in un anno di 46 settimane lavorative sono 184 ore: 23 giornate di lavoro, più di un mese. Per una persona sola, su una sola attività. Moltiplica per le persone che fanno lo stesso e per il loro costo orario, poi metti il risultato accanto a 300 € al mese.
Di solito, dopo questo conto, la domanda «quanto costa l’AI?» cambia tono.
L’AI che in azienda si usa già, senza regole
Se non decidi tu come si usa l’AI, lo decidono i tuoi colleghi. Con account personali e gratuiti, incollando testi di clienti o contratti per fare prima. Si chiama shadow AI e il suo costo non compare in nessuna fattura: lo paghi in dati che escono dall’azienda e in testi che nessuno ha controllato.
A questo si aggiunge l’AI Act: chi usa sistemi di AI deve adottare misure proporzionate perché il personale sappia usarli. Lo spieghiamo nella pagina sulla formazione AI Act obbligatoria.
Il tempo delle persone migliori
Il lavoro ripetitivo finisce spesso sulle persone più esperte, perché sono le uniche che sanno come si fa. Sono anche quelle che servirebbero sui clienti, sui problemi difficili, sulle decisioni. Ogni ora che passano a ricopiare dati è un’ora tolta proprio lì.
Dove si buttano i soldi con l’AI
L’AI costa poco. Usarla male, invece, può costare parecchio. Questi sono gli errori che vediamo più spesso.
- Comprare licenze per tutti e sperare. Senza formazione e senza casi d’uso chiari, gli abbonamenti diventano una voce di spesa fissa con un beneficio vicino allo zero.
- Partire dallo strumento invece che dal processo. «Prendiamo Copilot» non è una strategia. Prima si capisce dove si perde tempo, poi si sceglie lo strumento adatto.
- Automatizzare un processo che non funziona. Se oggi un passaggio è confuso, l’AI lo renderà confuso più in fretta. A volte il primo risparmio arriva sistemando il processo, prima ancora di automatizzarlo.
- Fare tutto da soli, a ritagli di tempo. Settimane di prove di una persona competente costano più di quanto sembri, soprattutto quando finiscono senza un risultato da usare.
- Aspettare che l’AI «si stabilizzi». Gli strumenti cambieranno ancora, è vero. Ma intanto le ore di lavoro ripetitivo continuano a uscire, mese dopo mese. E il metodo per usarli bene, una volta imparato, resta.
Quanto costerebbe nella tua azienda: come scoprirlo
Una cifra precisa, in un articolo, non possiamo dartela. E diffida di chi te la dà senza aver visto come lavorate. Quello che possiamo fare è aiutarti a trovarla in fretta:
- Fai il test di maturità AI. 8 domande per capire a che punto è la tua azienda e da dove partire.
- Organizza un workshop AI in Azione. 2 ore, in aula o da remoto: Direzione e persone vedono cosa può fare l’AI nei vostri processi e con quali regole.
- Valuta un assessment aziendale. Analizziamo processi e software per capire come lavorate oggi e dove l’AI porta un vantaggio concreto.
- Oppure parti da una call. Raccontaci dove il tuo team perde tempo: ti diciamo cosa servirebbe e quanto costerebbe, prima di partire.
Se vuoi vedere il percorso completo, dalla prima idea all’autonomia, trovi i passi nella pagina sull’AI in azienda in 4 passi.
Venti euro al mese o trecento: in entrambi i casi la cifra è piccola. Quello che fa la differenza è sapere dove metterla.
